Die Zukunft der PM-Software heißt auch „Look & Feel“

Von Oliver Steeger

Mit PM-Software arbeitet heute jeder Projektmanager. Ohne Software sind viele Methoden im Projektmanagement nicht denkbar, „Kollege Computer“ hat die Entwicklung im Projektmanagement immer auch mit vorangetrieben. Dennoch: Rundum zufrieden mit der Software ist kaum ein Unternehmen, kaum ein Projektmanager. Denn die kostspielig angeschafften Lösungen und Tools leisten in der Praxis oft nicht das, was man sich von ihnen versprochen hat. Ratlos beobachten Unternehmen, wie Mitarbeiter die PM-Software meiden, wie sie bald nach der Einführung wieder zu den altbekannten „Bordmitteln“ greifen, beispielsweise zu simpler Tabellenkalkulation oder Listen in Schreibprogrammen. Im Gespräch erläutern die Experten Professor Frederik Ahlemann und Dr. Mey Mark Meyer, wie Unternehmen bei der Einführung von PM-Software auf die „Nutzenbilanz“ achten sollten, wie sie optimal die Einführung vorbereiten, welche Bedeutung die Transparenz hat – und wie die PM-Software der Zukunft aussehen könnte.

Die Akzeptanz von PM-Software lässt in vielen Unternehmen zu wünschen übrig. Unverblümt gefragt: Taugt die gängige PM-Software nichts?

Prof. Dr. Frederik Ahlemann (F. A.): Die PM-Software der allermeisten Hersteller ist in Ordnung. Auf dem Markt finden sich leistungsfähige Lösungen. Es gibt viele durchdachte und gute Produkte. Die Ursachen sind meiner Beobachtung nach an anderer Stelle zu suchen – nicht bei der Software.

Aha? Also wo?

F. A.: Akzeptanzprobleme sind zuallermeist auf die Einführung der Software zurückzuführen. Da kommt es häufig zu Fehlern und Versäumnissen.

Augenblick! Einige Anwender klagen, dass für sie die Software umständlich zu bedienen ist, dass die Arbeit mit ihr unnötig Zeit raubt, dass sie das Projektmanagement und die Tagesarbeit bürokratisch macht. Dies klingt nach handfestem Widerstand gegen den „Kollegen Computer“.

F. A.: Sicher, doch mit der Software selbst haben diese Schwierigkeiten vergleichsweise wenig zu tun. Gerade bei der Ergonomie haben die Hersteller in der jüngeren Vergangenheit einiges aufgeholt und ihre Hausaufgaben gemacht. Häufig wird die Software angeklagt – und das Unternehmen gemeint.

Die jüngst erschienene sechste Auflage der Studie
„Project Management Software Systems“ analysiert
24 führende Softwarelösungen für Multiprojekt-
management und bietet einen Leitfaden zur Soft-
wareauswahl. (Abbildung: GPM)

Wie darf ich dies verstehen?

Dr. Mey Mark Meyer (M. M. M.): Wenn Sie solche Klagen näher untersuchen, werden Sie feststellen, dass die Mitarbeiter nicht ausreichend auf die Arbeit mit der Software vorbereitet wurden. Es mangelte an Schulungen oder auch an anderer Unterstützung, beispielsweise in Form einer Hotline, bei der Mitarbeiter schnell Antwort auf ihre Detailfragen bekommen. Was hinzukommt: Die Arbeit mit der Software kostet Mitarbeiter selbstverständlich Zeit. Sie müssen beispielsweise ihre Arbeitsstunden nachhalten, in das System eingeben und Projekten zuordnen. Oder sie müssen in der Software den Status der Bearbeitung von Aufgaben melden. Solche Zusatzaufgaben machen die Mitarbeiter nicht immer glücklich. Aber auch hier gilt: Die Akzeptanz solcher Zusatzaufgaben steht und fällt mit der Einführung. Die Einführung ist ein zentraler Erfolgsfaktor!

Inwiefern ein zentraler Erfolgsfaktor?

F. A.: Wir sprechen in der Wissenschaft von einer Nutzenbilanz. Für Unternehmen ergibt sich mit der Einführung von Projektmanagement-Software eine positive Nutzenbilanz. Die Investition rentiert sich durch effizienteres und effektiveres Projektmanagement. Auch für ein PMO fällt die Nutzenbilanz mit Sicherheit positiv aus. Bei Projektmanagern führt die Software möglicherweise zu mehr Arbeit; doch am Ende könnte sich auch bei ihnen eine gute Nutzenbilanz ergeben. Sie gewinnen einen besseren Überblick über ihre Projekte, sie können sie besser steuern und entscheiden.

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