… durch den Einsatz von Prozessmanagement-Offices (PzMOs)

Von Sven Domeier, Jens Kohler

Mithilfe von permanenten Prozessmanagement-Offices (PzMOs) können temporäre Prozessoptimierungsprojekte koordiniert und die erarbeiteten Lösungen nachhaltig, über das jeweilige Projektende hinweg, in der Organisation verankert werden. Die Notwendigkeit einer solchen Koordination resultiert aus einer deutlichen Zunahme an bereichsübergreifenden Prozessoptimierungsprojekten, die trotz unterschiedlicher Zielsetzungen oftmals die gleichen Prozessschritte verändern. Hierdurch entsteht ein Koordinationsproblem auf einer prozessualen Ebene, das rein durch die Anwendung ausgefeilter Projektmanagementmethoden nicht gelöst werden kann. Es wird aufgezeigt, welchen Beitrag PzMOs im Zusammenspiel mit Projektmanagement-Offices (PMOs) diesbezüglich leisten können und welche Instrumente dabei zum Einsatz kommen.

Entwicklung des Prozessmanagements

Während früher die Gestaltung der Aufbauorganisation im Vordergrund stand, wird heute die Gestaltung der Prozessorganisation verstärkt in das Licht der Betrachtung gerückt. Gründe hierfür sind beispielsweise Kostendruck, Komplexitätszunahme, kürzere Produktlebenszyklen, neue Gesetzesanforderungen oder eine Veränderung des Marktes sowie des kundenseitigen Nachfrageverhaltens. Zu Beginn des Prozessmanagements galt es in diesem Zusammenhang, einzelne Abläufe bzw. Prozesse innerhalb einzelner Funktionsbereiche zu optimieren. Mit dem „Business Process Reengineering (BPR)“- Ansatz von Hammer und Champy (1993) wurde die Optimierung von Prozessen stärker konzeptionell und ganzheitlich betrieben. Seitdem stehen nicht mehr einzelne Prozesse im Vordergrund, sondern die Gesamtheit aller Prozesse eines Unternehmens sowie deren abteilungs- und bereichsübergreifende Optimierung. In diesem Zusammenhang wurden auch neue Verantwortlichkeiten eingeführt. Beispielsweise existiert in vielen Unternehmen mittlerweise die Rolle des Prozessmanagers, welcher einen Prozess über Abteilungs- und Bereichsgrenzen hinweg verantwortet.

Abb. 1: Koordinationsbedarf von Projekt- und Prozessorganisation

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