Von Jessica Braun, Frederik Ahlemann

Der Begriff „Benefits Management“ bezeichnet die systematische Planung, Realisierung und Kontrolle von Nutzen als Ergebnis der Umsetzung von Projekten. Der folgende Beitrag zeigt die Ergebnisse einer 2008 durchgeführten Interviewstudie der European Business School, in der Vorstände, Linienmanager und Projektleiter aus 29 Unternehmen zum Thema Benefits Management befragt wurden. Die inhaltlichen Schwerpunkte lagen hierbei bei Prozessen, Methoden sowie Organisations- und Governance-Strukturen. Die Ergebnisse dieser Studie zeigen, dass die Notwendigkeit von Benefits Management bereits erkannt wurde, sich die meisten Unternehmen jedoch noch am Anfang langfristig angelegter Benefits-Management-Initiativen befinden. So spielt der Nutzen bei der Projektfreigabe meist noch eine wichtige Rolle und rückt im Projektverlauf häufig in den Hintergrund der klassischen Projektsteuerungsgrößen Kosten und Zeit. Jedoch gerade in wirtschaftlich kritischen Zeiten wie diesen gewinnt die Realisierung von Nutzenpotenzialen an Bedeutung, da es sich kaum ein Unternehmen leisten kann, Nutzenpotenziale wie zum Beispiel Umsatzsteigerungen oder Kosteneinsparungen nicht zu realisieren, wenn Investitionen in die IT getätigt werden. Hierbei sieht sich jedoch der Auftraggeber, der in den Interviews mehrheitlich als Verantwortlicher für die Nutzenrealisierung genannt wurde, Herausforderungen wie einer hohen Umweltdynamik und einer zunehmenden Komplexität von Nutzen ausgesetzt.

1. Einleitung

Tabelle 1: Projektmanagement vs. Benefits Management

Es gibt vielfältige Motivationen für Investitionen in die Informationstechnologie für Unternehmen, darunter sind häufig die Realisierung von Kostensenkungspotenzialen, Umsatz- und Ertragssteigerungen, die Optimierung von Geschäftsprozessen und die Erreichung strategischer Unternehmensziele zu finden. So investiert die Warenkette Kaiser’s Tengelmann in ein Warenwirtschaftssystem,
um eine artikelgenaue Bestandsführung zu erreichen, der Markenartikelhersteller Beiersdorf führt ein neues Business-Intelligence-System ein, um strategische Pläne und Finanzpläne in ein umfassendes Finanzmodell zu integrieren, und die VTB Bank implementiert eine IT-Controlling-Plattform, um die IT-Kosten besser zu planen. Auch wenn die hier genannten Projekte erfolgreich abgeschlossen wurden, werden jedoch genau diese Ziele oft nicht oder nur teilweise realisiert, obwohl sie der treibende Faktor für eine Investition sind. Die Ursache für eine fehlende Nutzenrealisierung ist dabei meist die nicht ausreichende Integration von Technologie, Geschäftsprozessen und Menschen im Vorfeld, während und nach Abschluss der IT-Projekte, insbesondere in Hinblick auf den Nutzen. Gemessen an der zunehmenden Komplexität von Projekten ist es nicht verwunderlich, dass sich Unternehmen bei der Nutzenrealisierung großen Herausforderungen ausgesetzt sehen. Oftmals wird der Nutzen zugunsten von Steuerungsgrößen wie Zeit, Budget und Qualität vernachlässigt, da diese einfacher mess- und steuerbar sind. Da Projekte jedoch nicht zum Selbstzweck, sondern wegen ihres Nutzens durchgeführt werden, hat sich in der wissenschaftlichen Literatur das Forschungsfeld „Benefits Management“ entwickelt. Das Ziel des Benefits Management ist die erfolgreiche Nutzenrealisierung innerhalb von Projekten durch die Anwendung spezifischer Methoden und Prozesse.

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