Das Team zu Gast auf dem Desktop

Von Mey Mark Meyer

Telefonkonferenzen moderieren, Präsentationen über das Internet zeigen oder ganz einfach gemeinsam die Planungsdokumente durchgehen. Netviewer Meet richtet sich an (Projekt-) Teams, die an verschiedenen Orten tätig sind und die Abstimmung untereinander vereinfachen wollen. Statt Dokumente kreuz und quer per E-Mail zu versenden, versammelt sich das Team einfach virtuell via Internet um den PC eines der Teammitglieder und diskutiert die Änderungen live miteinander. Reisekosten und Reisezeiten entfallen, so die Theorie. Doch welchen Nutzen bietet Netviewer im Vergleich zu einer reinen Telefonkonferenz wirklich und kann die Software echte Treffen der Beteiligten ersetzen?

Verteilte oder virtuelle Teams gehören heute zum Projektalltag. Egal, ob eine Präsentation gemeinsam mit dem Kunden überarbeitet werden soll, Pläne zusammen mit dem Kollegen auf der Baustelle besprochen werden oder der Projektleiter zusammen mit einigen Fachexperten die Auswirkungen eines Änderungsantrags diskutiert: Nicht immer besteht die Möglichkeit, sich dazu in einem Besprechungsraum zusammenzusetzen. Wenn die Beteiligten an verschiedenen Orten sitzen, stehen häufig nur Internet und Telefon zur Verfügung.

Oft artet die Arbeit an Projektdokumenten dann im E-Mail-Ping-Pong aus. In einer einleitenden Telefonkonferenz bespricht das Team die wichtigsten Punkte. Einer der Teilnehmer fasst anschließend die Ergebnisse in einem Protokoll zusammen oder überarbeitet die Planunterlagen entsprechend. Zur Bestätigung bekommen alle Beteiligten dann das Dokument zugeschickt. Im Verlauf der nächsten Tage trudeln nach und nach die Bestätigungen und Korrekturwünsche der Beteiligten ein – typischerweise als „Antwort an alle“. Mit etwas Glück ist der ganze Vorgang nach wenigen Tagen und einigen Erinnerungsmails abgeschlossen.

Abb. 1: Word ja, Excel nein – der Moderator hat mit dem Monitor im Control Panel stets im Blick, was die Teilnehmer sehen.

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