Von Bernd Waldbauer

Schon in der Antike galt: Der Überbringer schlechter Nachrichten wird geköpft. Doch damals wie heute gab und gibt es besonnene Menschen, die diese Unsitte ablehnen („Töte nicht den Boten“, Sophokles ca. 420 v. Chr.).
Selbst wenn auch heute noch in manchen Projekten despotische Auftraggeber herrschen, üben sie doch in der Wahl ihrer Sanktionsmittel Mäßigung, denn alle Auftraggeber erkennen, dass sie auf aktuelle Informationen aus ihrem Projekt angewiesen sind. Dazu gehören gute wie schlechte Nachrichten. Erfahrene Auftraggeber werden sogar schnell misstrauisch, wenn nur gute Nachrichten vom Projekt zu ihnen gelangen. Ein Projektleiter tut deshalb gut daran, wenn er von sich aus gute wie schlechte Nachrichten überbringt.
Bleibt die Frage, wie vermeidet man bei den schlechten Nachrichten das Geköpftwerden?

Vorbereitung mit langem Vorlauf

Vorbereitung ist die beste Versicherung gegen das „Geköpftwerden“. Der Kern der Vorbereitungsarbeit besteht darin, im Projekt Transparenz zu schaffen und Kommunikationskanäle zu öffnen, noch bevor Anlass für schlechte Nachrichten besteht.

Transparenz

In der Projektarbeit heißt „Transparenz“ nicht „der gläserne Projektleiter“, sondern Nachvollziehbarkeit in allen Projektschritten. Jede Projektleitung steht in der Pflicht, regelmäßig über ihr Projekt zu berichten. Deshalb darf sie beim Projektcontrolling nicht lockerlassen und muss ständig unbeugsam nachhaken. Als Gegenleistung für die Informationen erstellt sie zeitnah nach der Abfrage aktuelle Übersichten und kommuniziert diese an die Beteiligten und auch an den Auftraggeber.

Voraussetzung hierfür ist ein abgestimmter und in Kraft gesetzter Projektplan. Nur auf diesem lässt sich ein Soll/Ist-Vergleich erstellen. Meilensteine kann das Projektteam nur erreichen, wenn diese klar definiert wurden. Dazu muss der Auftraggeber präzise Vorgaben und Anforderungen formulieren sowie mit der Projektleitung den dafür notwendigen Ressourcen- und Zeitbedarf abstimmen und vereinbaren.

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