Wie Sie Ihr Projekt genehmigt bekommen – der Business Case im Spannungsfeld zwischen IT und Fachbereich

Von Jens Bernotat, Jürgen Stein

Häufig werden Entscheidungen zur Bewilligung von IT-Projekten „aus dem Bauch heraus“ getroffen, wirtschaftliche Aussagen und ihre Konsequenzen zählen wenig. In Zeiten hohen Kostendrucks begegnet man jedoch immer häufiger dem Business Case (BC) als wichtigem Entscheidungskriterium für die Umsetzung oder das Scheitern eines Vorhabens. Unter einem Business Case (BC) versteht man die betriebswirtschaftliche Beurteilung einer Investition. In diesem Sinne stellen auch die in diesem Artikel betrachteten IT-Projekte Investitionen dar, die bezüglich der Aussichten auf Mehrwert für das Unternehmen hinreichend überzeugend zu begründen sind, um genehmigt zu werden. In einem Business Case werden Annahmen über die Kosten des Projektes und den durch seine Ergebnisse erzielten Nutzen getroffen. Daraus lassen sich dann Aussagen über den Return on Investment oder die Amortisationszeit des Projekts ableiten. Im Folgenden geben wir dem Leser zehn praktische Argumentationshilfen an die Hand, seine Projektideen wirtschaftlich zu überprüfen, mittels BC seinem Management Kosten und Nutzen eines Vorhabens als quantitative Entscheidungsgrundlage zu präsentieren und damit ein langfristiges Controlling-Instrument für den wirtschaftlichen Projekterfolg zu schaffen.

1. Finden Sie Mitstreiter und Fürsprecher – oder Sponsoren

Jedes IT-Projekt, das in einem Unternehmen umgesetzt werden soll, braucht Fürsprecher. Ist die Genehmigung des Projektvorhabens an einen BC gekoppelt, reicht es jedoch nicht aus, entsprechende Mentoren für die Projektidee zu gewinnen. Für eine positive Nutzenbetrachtung im BC sind in der Regel wirtschaftlich valide Geschäftsideen oder durch die Umsetzung erzielte Einsparungen oder Produktivitätssteigerungen erforderlich. Solche Nutzenfaktoren kommen meistens aus dem „Business“, also aus den Fachbereichen Ihres Unternehmens. Dort benötigen Sie entsprechende Fürsprecher, die von der Umsetzung Ihres Vorhabens profitieren. Wenn das Vorhaben nicht ohnehin von dieser Seite initiiert oder unterstützt wird, brauchen Sie einen übergeordneten Sponsor. Machen Sie sich nichts vor: Business Cases enthalten häufig auch unangenehme Folgeeffekte (v. a. im Bereich von Einsparungen) – dafür werden Sie nicht immer Verbündete finden. Sie brauchen dann einen Management-Sponsor, der genügend Druck für die Umsetzung eines Vorhabens und der damit verbundenen Realisierungsmaßnahmen macht.

2. Berücksichtigen Sie Formalien und binden Sie frühzeitig alle relevanten Parteien ein

Bei der Erstellung eines BC sind häufig Vorgaben und Formalien im Unternehmen zu beachten. Je nach Grad der Verankerung, den Kosten-Nutzen-Betrachtungen im Unternehmen haben, reichen diese Vorgaben von einfachen Formularen bis hin zu komplexen Genehmigungs- und Freigabeprozessen.

Abb. 1: Beispiel für die Quantifizierung von Kostenfaktoren bei der Implementierung einer IT-Anwendung im Kreditgeschäft

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