Von Merle Runge

Die immer wieder geforderte Erfahrungssicherung am Projektende stellt den Projektleiter oft vor große Schwierigkeiten, enden Versuche doch oft in gegenseitigen Schuldzuweisungen. Im ersten Teil des Artikels wird gezeigt, worauf man bei der Gestaltung des Projektabschlusses achten sollte, um eine sinnvolle Erfahrungssicherung zu ermöglichen. Der zweite Teil bietet Hilfen und Tipps für einen Abschluss-Workshop, der gemeinsames Lernen im Projektteam fördert und die Mitarbeiter frisch motiviert. Abgerundet wird der Artikel durch Vorschläge, was der Projektleiter schon während der Projektdurchführung dafür tun kann, dass die Erfahrungssicherung am Ende hilfreich verläuft.

Ihr Projekt geht dem Ende zu. Wie können Sie nun mit Ihrem Projektteam die gemachten Erfahrungen sichern, ohne sich in gegenseitigen Schuldzuweisungen zu „zerfleischen“? Vor allem, wenn das Projekt womöglich kein voller Erfolg, vielleicht sogar ein Misserfolg war?

1 Machen Sie in jedem Fall eine Erfahrungssicherung

Eine Projektabschlusssitzung dient auf der einen Seite dazu, die gemachten Erfahrungen für die Beteiligten und für das Unternehmen auszuwerten und zu sichern. Auf der anderen Seite ist sie wichtig, damit die Beteiligten das Projekt auch innerlich abschließen können und wieder Energie für andere Themen haben.

Wenn Ihr Projekt erfolgreich beendet worden ist, wird eine gemeinsame Erfahrungssicherung Sie und Ihre Mitarbeiter mit Stolz erfüllen und diesen Erfolg wiederholbar machen. War Ihr Projekt nicht erfolgreich, sind Sie und Ihre Mitarbeiter vor einer Erfahrungssicherung vermutlich mit negativen Gefühlen wie Ärger, Wut, Scham … erfüllt. Die Vorstellung einer gemeinsamen Auswertung wird Ihnen erst einmal unangenehm sein. Wagen Sie es trotzdem! Nichts entlastet so gut von unangenehmen Gefühlen wie die Möglichkeit zu lernen. Gehen Sie mit der Haltung daran „Es ist nicht schlimm, einen Fehler zu machen. Schlimm ist es nur, nichts daraus zu lernen und ihn zweimal zu machen“. Je mehr Sie selbst als Projektleiter diese Einstellung haben, desto eher wird Ihnen Ihr Team folgen.

Je weniger erfolgreich Ihr Projekt war, desto wichtiger ist es, sich die folgenden Tipps zu Herzen zu nehmen.

2 Machen Sie die Erfahrungssicherung in der richtigen „Besetzung“

In vielen Unternehmen gibt es heute schon formalisierte Erfahrungssicherungen. Oft handelt es sich hier um ein Formular, in dem der Projektleiter eintragen soll, welche positiven wie negativen Erfahrungen im Projekt gemacht worden sind. Mit dem Ausfüllen des Formulars lernen aber maximal Sie als Projektleiter aus dieser Auswertung, Ihr Projektteam profitiert noch nicht davon. Auch Auftraggeber, Kunden oder andere Beteiligte sollten ggf. einbezogen werden, zum einen, um aus ihrem Feedback lernen zu können. Zum anderen bieten Sie ihnen damit die Möglichkeit, ggf. ihre Unzufriedenheit dort loszuwerden, wo sie entstanden ist. Ohne dieses Angebot werden sie von dieser auch erzählen, allerdings nicht Ihnen und Ihrem Team, sondern vielleicht Kollegen oder anderen Kunden. Der daraus entstehende Imageschaden kann erheblich sein.


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