Von Jérôme Racine

Im Rahmen eines Projekts finden unzählige kleine (bilaterale) und große (multilaterale) Verhandlungen statt. Oft sind diese Verhandlungen miteinander verknüpft. Eine der wichtigsten Aufgaben eines Projektmanagers ist es deshalb sicherzustellen, dass alle diese Verhandlungen effizient ablaufen, damit das Projekt vorwärts kommen kann. Dieser Artikel befasst sich mit den zugrunde liegenden Mechanismen, die den Ablauf von Verhandlungen bestimmen und von Projektmanagern beherrscht werden sollten. Er beschreibt, wie Verhandlungsprozesse systematisch strukturiert werden können, um ihre Qualität und Effizienz markant zu steigern. Schließlich zeigt er, wie die Komplexität von multilateralen Verhandlungen reduziert werden kann.

Was hat Verhandeln mit Projektmanagement zu tun?

Ganz pragmatisch betrachtet: Wir verhandeln jedes Mal, wenn wir etwas tun, erreichen, bekommen oder vermeiden wollen … und es nicht allein tun, erreichen, bekommen oder vermeiden können, da wir zwingend auf das Mitwirken von jemand anderem angewiesen sind. Etwas theoretischer betrachtet: Verhandeln ist eine kommunikative Tätigkeit, mit der Parteien versuchen, trotz unterschiedlicher Bedürfnisse und Sichtweisen zu einer gemeinsamen Lösung zu gelangen. Diese Betrachtungsweise und die Definition zeigen, dass Verhandeln eine zentrale Rolle im Leben eines Projektmanagers spielt!

Vereinfacht dargestellt, führen Projekte zu Interaktionen zwischen drei Akteuren bzw. Gruppen von Akteuren: den Auftraggebenden, den Auftragausführenden und der Projektleitung in der Mitte. Auch wenn sie alle das Projektziel unterstützen (wollen), haben sie unterschiedliche Motivationen und nehmen unterschiedliche Perspektiven ein. In der Regel leben Auftraggebende und -ausführende in völlig unterschiedlichen Welten. Aus diesem Grund haben die unmittelbaren Sorgen der einen mit denjenigen der anderen oft wenig oder überhaupt nichts zu tun. Der Projektleitung kommt damit eine Schnittstellen- und Brückenbaufunktion zwischen diesen zwei Gruppen zu. Innerhalb beider Gruppen betrachten die individuellen Akteure das Projekt wiederum aus unterschiedlichen Motivationen und Perspektiven. Hier obliegt es der Projektleitung, die Betroffenen trotz aller Unterschiede am gleichen Strick ziehen zu lassen. Daraus entsteht das Bild des Projektmanagers als eines Menschen, der Menschen in eine bestimmte Richtung bewegt, oder als eines Dirigenten, der die Arbeit anderer Menschen orchestriert.

Inhalt versus Prozess

Menschen in eine Richtung zu bewegen oder ihre Arbeit zu orchestrieren setzt die Fähigkeit voraus, ihr Denken und Handeln zu beeinflussen. Diese Beeinflussung kann auf zwei unterschiedlichen Wegen erfolgen: einer Einbahnstraße, die Überzeugen genannt wird, und einer Straße mit Gegenverkehr, die als Verhandeln bezeichnet wird. Um ein Projekt voranzubringen, ist es nötig, sowohl einseitig das Denken und Handeln der beteiligten Akteure zu beeinflussen (Überzeugen) als auch mit ihnen im Dialog Lösungen gemeinsam zu erarbeiten (Verhandeln). Projektmanager müssen zwar beide Künste meistern – die Regeln des Überzeugens und diejenigen des Verhandelns sind allerdings grundsätzlich verschieden. Dieser Artikel befasst sich primär mit einer dieser zwei Königsdisziplinen: dem Verhandeln.


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