„Einigen Behörden fällt es schwer, Ziele zu formulieren“

Von Oliver Steeger

In puncto Projektmanagement sprach man beim Bundesrechnungshof deutliche Worte. Die in Bonn beheimatete Behörde stellte bereits 1999 bei der Prüfung mehrerer Ministerien fest: „Projektmanagement kam bei einer Reihe von Vorhaben nicht zum Zuge, obwohl es der herkömmlichen Organisationsform überlegen gewesen wäre.“ Und: Soweit die Behörden damals doch mit Projektmanagement arbeiteten, setzten sie nicht die nötigen Management-Werkzeuge ein. Häufig fehlten angemessene Planungen für Projektziele, Projektstruktur, Kosten, Termine und Qualitätsanforderungen. Auch die laufende Projektüberwachung war nicht ausreichend. Seither sind sieben Jahre vergangen. Die Berichte aus Bonn fielen in Berlin auf fruchtbaren Boden. Die Zahl der Projekte – auch die der gut gemanagten – hat zugenommen. So entwickelten das Bundesministerium des Inneren und das Bundesministerium für Finanzen verbindliche Projektmanagement-Leitfäden. Dennoch fällt es vielen Behörden schwer, diese wirtschaftliche Arbeitsform noch konsequenter einzusetzen. Im Gespräch erläutern Ministerialrat Dr. Horst-Dieter Ritter, Leiter des Prüfungsgebiets „Organisation I“, und Ministerialrat Dr. Ulrich Ditzen, Leiter des Prüfungsgebiets „Informations- und Kommunikationstechnik“, die Hintergründe.

Nach dem Regierungsumzug hat der Bundesrech-
nungshof in Bonn das ehemalige „Auswärtige Amt“
bezogen. Bis zum Jahr 2000 war der Bundesrech-
nungshof in Frankfurt/Main beheimatet.

Einmal im Jahr hält der Bundesrechnungshof den Bundesbehörden in Sachen Wirtschaftlichkeit den Spiegel vor, wenn der jährliche Bericht der Öffentlichkeit vorgestellt wird.

Ulrich Ditzen: Der öffentliche Bericht ist nur die Spitze des Eisbergs, ein für die Öffentlichkeit bestimmtes Substrat unserer Arbeit. Viele der hinter den Bemerkungen stehenden Arbeiten müssen aber vertraulich bleiben. Das, was Sie lesen, ist eine Auslese aus rund eintausend Prüfungen pro Jahr.

1999 haben Sie in Ihrem Bericht festgestellt, dass Projektmanagement in den Behörden nicht ausreichend angewendet wird. Hat diese Bemerkung Früchte getragen?

Horst-Dieter Ritter: Angesichts der Vielfalt von Behörden und Aufgaben kann man heute nur schwer ein einheitliches Bild zeichnen. Aber es gibt viele Zeichen, dass sich die Situation verbessert hat – gerade in der letzten Zeit! Es wurde nach unserer Bemerkung im Bundesministerium des Inneren sehr bald ein Praxisleitfaden für Projektmanagement entwickelt, erprobt und als verbindlicher Standard festgelegt. Das war ein bedeutender Schritt.
Ditzen: Wir beobachten, dass die Zahl der Projekte immer mehr ansteigt. Und wir stellen fest, dass diese Projekte auch besser abgewickelt werden. Darin sehen wir einen Fortschritt. Wir wissen aber auch, dass die Rahmenbedingungen für das Projektmanagement bei Behörden noch schwierig sind.

Seit wann ist Projektmanagement ein Thema beim Bundesrechnungshof?

Ditzen: Im Bereich der ITPrüfungen kam das Thema schon sehr früh auf, etwa zu dem Zeitpunkt, als auch die Privatwirtschaft die Chancen des Projektmanagements erkannte. Ritter: Im Bereich Organisation wird es seit etwa Anfang der neunziger Jahre diskutiert. Seitens der Politik forderte man unter dem Begriff „Schlanker Staat“ verschiedene Modernisierungen, zu denen auch das Projektmanagement gehört.

Welche Möglichkeit hat der Bundesrechnungshof, das Projektmanagement im öffentlichen Bereich zu verbessern?

Ditzen: Wir schreiben über die Ergebnisse unserer Prüfungen. Wir sind aber nicht berechtigt, in die Tätigkeit der Behörden einzugreifen. Wir empfehlen und fordern auf.

Dies klingt nach einem stumpfen Schwert.

Ditzen: Der Bundesrechnungshof wendet sich mit seinen Empfehlungen an die Verwaltung, insbesondere auch an das Parlament, das ja das Budgetrecht hat und damit auch das Recht zur Haushaltskontrolle.


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