Peipe / Kärner: Projektberichte – Statusreports – Präsentationen

Buchbesprechung von Heinz Schelle

Die große Zahl von Veröffentlichungen birgt die Gefahr einer Verflachung der Literatur in sich, sie hat aber auch einen großen Vorteil: Es kommen Bücher auf den Markt, die sich mit wichtigen, bisher viel zu wenig beachteten Themen beschäftigen. Dazu gehört das Werk von Sabine Peipe und Martin Kärner. Wer das Schrifttum genauer durchsieht, wird bemerken, dass das Berichtswesen häufig eher oberflächlich behandelt wird bzw. dass die entsprechenden Ausführungen und Hinweise oft weit über das jeweilige Werk verstreut sind. Das Buch hilft diesem Mangel ab. Die beiden Autoren sehen außerdem ein gut gestaltetes Berichtswesen auch als Möglichkeit, jederzeit auf Projektwissen zugreifen zu können. Dieser sehr komplexe Aspekt wird jedoch verständlicherweise nur am Rande behandelt.

Peipe und Kärner haben für ihr Werk zwei klare Gliederungsprinzipien gewählt, die einem die Lektüre sehr erleichtern.Sie unterscheiden einmal zwischen ereignisorientierten (z.B. Meilensteinbericht) und zeitorientierten Berichten (z.B. Statusbericht) und zum anderen nach der Phase (Definitions-, Planungs-, Realisierungs- und Abschlussphase), der die Berichte zugeordnet werden können. Innerhalb einer jeden Phase werden dann zahlreiche, sehr instruktive Beispiele aus den verschiedensten Branchen aufgeführt. So finden sich Muster für den Maschinenbau, für Automobilzulieferer, die Informationstechnik, die Bauwirtschaft, die Produktentwicklung, den Anlagenbau und die Grundlagenforschung. Aufgeführt werden unter anderem Entscheidungsvorlagen für die Projektgenehmigung, Meilenstein- und Phasenabnahmeberichte, verschiedenste Formen von Statusberichten und Projektabschlussberichte. Insgesamt sind es 23 Beispiele, die präsentiert werden und die dem Benutzer vielfältige Anregungen geben.Eine Art Landkarte am Anfang erleichtert die Orientierung.

Geradezu begeistert war ich von folgender, konsequent durchgehaltener Idee: Es wird ein Bericht vorgestellt, dann wird er bewertet und kritisiert und schließlich werden Verbesserungs- und Ergänzungsvorschläge gemacht. Am Ende kommt jeweils eine Checkliste,die den Leser beim Entwurf eines eigenen, ähnlichen Berichtsformats unterstützt. Eine solche Vorgehensweise eignet sich hervorragend für Seminare: Man lässt die Teilnehmer zunächst selbst die einzelnen Vorlagen analysieren und präsentiert dann erst die Musterlösung. Der Lerneffekt dürfte meines Erachtens ganz erheblich sein.

Eine kleine Kritik, die den Wert der Veröffentlichung aber keineswegs mindert: Ich hätte mir ein wenig Distanz zur Form der schriftlichen Kommunikation gewünscht. Im Department of Defense wurde vor langer Zeit einmal die Devise ausgegeben: Less paperwork, more visibility. Die Amerikaner hatten klar erkannt, dass sich Informationspathologien vor allem, wenn auch nicht nur, auf Papier ausbreiten können. Die gelegentlichen kritischen Bemerkungen zur Ampelberichterstattung („Obwohl das Projekt eine einzige Katastrophe war, wurde die Ampel nie rot und selten gelb.“) liegen auf der gleichen Linie (vgl. auch S.47).

Abschließende Bewertung

Für jeden, der sich in der Praxis mit der Gestaltung des Berichtswesens befassen muss, ist der Kauf des Bandes eine lohnende Investition. Schon die CD zum Buch mit ihren vielen Mustervorlagen ist den Preis wert. Man erspart sich viel Arbeit.

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