Wie das Topmanagement schwierige Projekte mit Hilfe neutraler Experten stabilisieren kann

Von Randolph Kappes, Martin Wöhrle

Neue Trends in der Software-Industrie prägen die Wünsche vieler Unternehmen: eBusiness-Lösungen, Kollaboration, Real-time Enterprise sollen kurzfristig durch die firmeninterne IT unterstützt werden. Mit diesen Wünschen wachsen auch die Anforderungen an die Anwendungsentwicklung. Leicht geraten innovative Projekte in schwierige Situationen und überschreiten die veranschlagten Zeit- und Kostenrahmen oder liefern nicht die gewünschte Funktionalität. Nur wer bei Schwierigkeiten im Projekt frühzeitig agiert, kann den Projekterfolg sicherstellen.

Das Topmanagement oder die Verantwortlichen in der Anwendungsentwicklung stehen oft vor der Situation, dass Projektleiter Probleme melden. Ohne interne Kenntnisse der Projektsituation ist es schwierig, die wirkliche Lage zu beurteilen und die richtigen Handlungsempfehlungen auszusprechen. Auch die im Projekt involvierten Manager sind aufgrund der intensiven operativen Steuerung meist schon betriebsblind und können die notwendigen Maßnahmen nicht mehr erkennen.

Eine unvoreingenommene Meinung zur Projektsituation können Experten liefern, die nicht in das Projekt eingebunden sind. Ein Projektaudit durch eine unabhängige Partei liefert kurzfristig eine Standortbestimmung und kann die notwendigen Handlungsempfehlungen vorschlagen, ohne unternehmenspolitisch beeinflusst zu sein.

Neben der fundierten Erfahrung der Experten ist ein methodisch strukturiertes Vorgehen genau wie bei der Softwareentwicklung der wesentliche Erfolgsfaktor für ein Projektaudit. Im Folgenden stellen wir eine Methodik vor, die sich in erfolgreich durchgeführten Projektaudits bewährt hat.

Schlüssel zum Erfolg: Ziel des Audits klar formulieren

Anfragen, ein Projekt zu auditieren, entstehen meist, wenn das Topmanagement aufgrund von Problemmeldungen kurzfristig Auskunft über die wirkliche Situation des Projekts fordert. Diese Anfragen sind nach unserer Erfahrung oft offen formuliert: Mit dem Projektaudit soll eine unabhängige Meinung zur Projektsituation eingeholt werden.

Ursache für die in der Regel vage Formulierung des Auftrags an die Auditoren ist, dass derjenige, der den Auftrag erteilt, meist eine gewisse inhaltliche Distanz zum Projektgeschehen hat. Es ist für ihn schwierig, die im Audit zu untersuchenden Aspekte präzise zu benennen. Es liegt daher in der Verantwortung der Auditoren, die Ziele des Audits im Dialog mit dem Auftraggeber zu präzisieren und festzulegen, welche Fragestellungen zu untersuchen sind. Mögliche Fragestellungen sind beispielsweise:

• Sind das Projektmanagement und die Projektorganisation adäquat, um weitere Anforderungen der Kunden umsetzen und parallel die Bearbeitung von Weiterentwicklung, Wartung und Support gewährleisten zu können?
• Trägt die technische Architektur der Anwendung,um eine Erweiterung der Datenmengen und der Anzahl Anwender im Rahmen eines Mergers zu verkraften?
• Sind die bereits intern identifizierten Schwachstellen des Projekts richtig erkannt und bewertet? Gibt es noch weitere Schwachstellen?
• Ist der Betrieb der neuen Anwendung wirtschaftlicher als der Betrieb der heute vorhandenen Systeme?

Auswahl möglicher Untersuchungsgegenstände eines Projektaudits

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