Diskussionsbeitrag zum „Aktuellen Stichwort“ von H.Schelle in Projektmanagement aktuell 2/2003, S.29 –32 von Wolfgang Schallehn

Heinz Schelle hat für das Projektbenchmarking eine Fülle interessanter Informationen zu den wichtigsten Benchmarkingmodellen zusammengestellt. Die Beziehungen der einzelnen Modelle untereinander konnten im „Aktuellen Stichwort“ nur angedeutet werden. Und das GPM-Produkt PM-Delta Compact wurde wohl aus Sorge um den Verdacht der Eigenwerbung gar zu knapp dargestellt. Wie wichtig für die Praxis die Beziehungen von PM-Delta Compact zu anderen Modellen sind, soll nachfolgend verdeutlicht werden.

Zuvor: Das ursprüngliche PM-Delta ist ein Auditierungssystem, das ein PM-System mittels offener Fragen diagnostiziert, analog einem QM-Audit (die Unterschiede wurden in Projektmanagement aktuell 1/99 diskutiert). Für ein Benchmarking unmittelbar geeignet ist erst das daraus abgeleitete Software-Tool PM-Delta Compact. Dieses erstellt die Diagnose eines PM-Systems anhand von etwa 300 geschlossenen Fragen –und liefert eine nach den Elementen der DIN 69 904 strukturierte Punktbewertung als Grundlage für ein aussagestarkes Benchmarking.

Mit der Aussage „PM-Delta fragt nicht nach dem Projekterfolg“ charakterisiert Heinz Schelle den Unterschied zum Modell „Project Excellence“.Das ist zwar formal korrekt, aber wohl gar zu missverständlich. Ganz im Gegenteil: PM-Delta Compact ist auf den Projekterfolg fokussiert! Die direkte Frage nach dem Projekterfolg führt immer dann zu einer befriedigenden Antwort, wenn das Projektergebnis im Rahmen der geplanten Kosten und Termine erreicht wurde. Aber im Falle des Misserfolges führt sie leicht zu Fehlinterpretationen. Die Standardrezepte:

• Projektergebnis unbefriedigend? -> Ausführungsteam austauschen!
• Termine überschritten? -> Terminmanagement verfeinern!
• Kosten überschritten? -> Kostencontrolling verschärfen!

führen oft sogar von einer Lösung weg. Tatsächlich liegen die Ursachen von Misserfolgen meist in ganz anderen Systemkomponenten wie z.B. Zieldefinition, Strukturierung, Ressourcenmanagement, Änderungsmanagement, Vertrags- und Claimmanagement, Risikomanagement und Dokumentation. Oft sind die Mängel schwer lokalisierbar und miteinander verwoben.

PM-Delta Compact bietet mit seiner ganzheitlichen Herangehensweise schon für die Analyse unklarer Misserfolgssituationen eine unersetzliche Hilfe. Der eigentliche Nutzen liegt jedoch im prospektiven Einsatz. Ob es um die weitere Verbesserung eines erfolgreichen PM-Systems geht oder um die Reaktion auf Alarmsignale oder um den Aufbau eines neuen PM-Systems –immer zeigt PM-Delta Compact die Stärken wie auch die Verbesserungspotenziale des Systems in Grafik- und Textform übersichtlich auf. Vollkommen Recht hat Heinz Schelle mit dem Hinweis, dass Realität und Sollvorstellungen bei der Diagnose unterschieden werden müssen. Hierzu empfehlen die Autoren von PM-Delta Compact bei jeder Gelegenheit, zu kritischen Projekten zwei Bewertungen parallel vorzunehmen: einmal gnadenlos mit ausnahmslos gesicherten JA-Antworten, zum anderen optimistisch mit allen gewünschten JA-Antworten. Natürlich kann PM-Delta Compact weder vor Irrtum noch vor Selbstbetrug schützen, aber ein realistisches Bild erhält der interessierte Nutzer auf diese Weise ganz gewiss.

Unbestreitbar ist, dass die so wichtigen „weichen Faktoren “mit einem solchen System nur „weich “erfasst werden können. Die Fragenbereiche Organisation und Kommunikation z.B. können formal alle Bedingungen erfüllen und trotzdem unbefriedigend funktionieren. Insofern ist die Aussagefähigkeit von PM-Delta Compact natürlich begrenzt. Eine diesbezügliche Erweiterung des Fragenkataloges ist jedoch vorgesehen. Übrigens erfüllt PM-Delta Compact die folgenden allgemeinen Anforderungen Schelles an Benchmarking-Systeme in vorbildlichem Maße:

• Anwendbarkeit mit geringem Zeitaufwand von 2 –4 Stunden für jede Bewertung,
• unterschiedliche Wichtung der Einzelfragen,
• Entwicklungsfähigkeit durch die Datenbankorganisation des Fragenkataloges.

Als repräsentatives Anwendungsbeispiel sei das Ingenieurbüro Vössing genannt. Dessen PM-Office hat die 30 wichtigsten Projekte mit PM-Delta Compact bewertet. Primäres Ziel war dabei, auf hohem Niveau ein einheitliches Projektverständnis zu sichern. Bei allen(!)einzelnen Projekten wurden Verbesserungspotenziale erschlossen. Ein weiterer unmittelbarer Effekt ist die Verbesserung der internen Kommunikation. Das komfortable „interne Benchmarking “zeigte überraschende Unterschiede zwischen den einzelnen Projekten auf. Es soll durch turnusmäßige weitere Anwendung auch den kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Unternehmen unterstützen und dokumentieren.

Abschließend sei betont,dass PM-Delta Compact nicht nur für sich allein anzuwenden ist, sondern auch mit anderen Benchmarking-Modellen hervorragend zusammenwirkt: Von der Interpretation der Ergebnisse der Projektvergleichstechnik bis zur Vorbereitung der Bewerbung für den PM-Award nach dem Modell „Project Excellence “liefert PM-Delta Compact eine substanzielle hilfreiche Unterstützung.

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