Von Karl Lebsanft, Frank Westermann

Professionelles Projektmanagement ist eine Kernkompetenz von Siemens. Ein beträchtlicher Teil des Umsatzes wird aus dem Projektgeschäft generiert – bilateral zwischen Siemens und seinen Kunden vereinbarten Leistungen, die inhaltlich, terminlich und finanziell durch Verträge fixiert sind. Beispiele für den Inhalt solcher Projekte sind der Bau von Kraftwerken und Energieverteilungsanlagen, Systemen des öffentlichen Personenverkehrs und der Infrastruktur für die mobile Telekommunikation. Um die Kernkompetenz „Professionelles Projektmanagement“ dauerhaft zu sichern, wurde die firmenweite Initiative PM@Siemens ins Leben gerufen, deren Module die entscheidenden Fähigkeiten zur Projektdurchführung, wie beispielsweise Vertragsmanagement, Projektleiterqualifikation und Projektcontrolling, adressieren. Als Hilfsmittel, um mögliche Schwächen bei der Akquisition und Durchführung von Kundenprojekten zu erkennen und abzustellen, bietet sich die Durchführung von Projektmanagement- Assessments an. Das vorgestellte „Projektmanagement-Assessment“ analysiert auf Organisationsebene die Fähigkeiten, Projektmanagement-Kompetenz aufzubauen, weiterzuentwickeln und in Kundenprojekten erfolgreich zur Anwendung zu bringen.

1 Prozess und Prozessbewertung

In diesem Kapitel wird erläutert, was im Zusammenhang mit dem Projektmanagement-Assessment unter einem „Prozess“ zu verstehen ist. Davon ausgehend wird gezeigt, warum es notwendig ist, sich mit der Verbesserung der Prozesse des Projektmanagements auseinander zu setzen.

1.1 Definierter und gelebter Prozess

Jedes Projekt sollte nach einem vorher definierten Prozess realisiert werden. Dafür werden Regeln festgelegt, wo ein gemeinsames Verständnis für den ungestörten Arbeitsfortschritt notwendig ist. Dies betrifft die Zusammenarbeit der Projektteams, den Inhalt, die Reihenfolge und die Ergebnisse der Projektakquisition und -abwicklung. Der Prozess organisiert das Zusammenspiel aller Beteiligten, um das gemeinsam zu erbringende Projektergebnis möglichst gut und effizient zu implementieren.

Von einem definierten Prozess wird erwartet, dass die Regeln und Festlegungen, die ihn ausmachen, explizit formuliert und dokumentiert sind. Es gibt eine „Vorschrift“, wie die Zusammenarbeit der Beteiligten erfolgt und welche Ergebnisse diese mit welchen Hilfsmitteln realisieren.

Das Projektmanagement-Assessment verwendet folgende Merkmale, um zu entscheiden, ob die Projektarbeit durch einen definierten Prozess geregelt ist:
a. Eine explizit formulierte Regelung existiert.
b. Die Regelung ist durch eine Rolle mit entsprechender Kompetenz in Kraft gesetzt und damit gültig.
c. Die Regelung ist allgemein bekannt.

Die Erfahrung zeigt, dass sich in der täglichen Praxis die definierten Regeln und der „gelebte Prozess“ durchaus unterscheiden. Die Gründe sind vielfältig. Ein Grund ist der, dass die Projektmitarbeiter die explizit formulierten Regelungen als nicht praxisgerecht empfinden und sie deshalb im Tagesgeschäft nicht beachten oder sogar bewusst umgehen. Ein anderer Grund ist, dass ursprünglich allgemein akzeptierte Regeln im Tagesgeschäft langsam „in Vergessenheit“ geraten, weil ihre Anwendung weder eingefordert noch überprüft wird.

1.2 Prozesse sichern die Projektmanagement- Kompetenz der Organisation

Maßstab für den Erfolg eines Projekts ist letztlich der wirtschaftliche Erfolg. Dazu tragen beispielsweise die Technik, das Domänen-Know-how und der Ausbildungsstand der Mitarbeiter sowie die Qualität der Prozesse bei. Auch (Projekt-)Ergebnisse können auf Dauer nicht besser sein als der Prozess, der sie hervorbringt. Für Produktionsprozesse ist diese Einsicht allgemein anerkannt und wird zunehmend auch für die Durchführung von Projekten akzeptiert. Die Erfahrung zeigt, dass gerade das Know-how zur Projektdurchführung der entscheidende Erfolgsfaktor ist. Dieses Know-how zur Projektdurchführung einer Organisation steckt in den dokumentierten und gelebten Projektmanagement- Prozessen. Das macht diese zu einem besonders wertvollen „Besitz“ der Organisation. Die kontinuierliche Pflege und Weiterentwicklung der Prozesse sind dann naheliegende Forderungen, um das Know-how einer Organisation zu sichern und auszubauen.

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