Spitzenprojektmanagement bei Züricher Finanzdienstleister UBS

Von Oliver Steeger

Die „Deadline“, das Schlagwort der Terminplaner, scheint heute manches von seiner Schärfe eingebüßt zu haben. Genug Projekte leben nach dem ultimativen Termin munter weiter, gerne wird die „Termin-Todeslinie“ als Verhandlungsbasis verstanden. Nicht so bei UBS, einem weltweit tätigen Finanzdienstleister. Das Team des „IT WRAP Program“ wusste: Hinter seiner Deadline – dem 4. November 2002 – gab es „kein rettendes Land“ mehr. Exakt ein Jahr und drei Tage hatte das Team Zeit, eine komplizierte Finanzberatungs- Software zu liefern. Drei Tage vor dem Endtermin gab das Team Meldung an die Geschäftsleitung: „Wir sind fertig.“ Was dem Team bei der UBS-Geschäftsführung allerhöchste Anerkennung eintrug – und seitens der weltweiten Projektmanagement-Szene den „IPMA – International Project Management Award“ für das Spitzenmanagement. Den wiederum nicht nur für sein präzises Zeitmanagement.

Für einige Minuten, im Mai auf der Bühne des „Deutschen Projektmanagement Forums“ in Würzburg, da leuchten die Augen von Projektleiterin Maria Koutintcheva. Jury-Vorsitzender Alan Harpham hat vor großem Publikum bekannt gegeben, dass das Schweizer Projektteam mit seinem „IT WRAP Program“ den begehrten Projektmanagement Award gewonnen – nein, sich redlich verdient hat. Ein internationales Assessorenteam hatte die Bewerbung der Eidgenossen studiert und das 7,5-Millionen-Euro-Projekt vor Ort in Zürich geprüft. Die Freude im UBS-Team ist groß. Doch schon bald kehrt das angenehm sachliche Understatement Schweizer Bankfachleute zurück. Auf die Frage, was Maria Koutintcheva für die größte Herausforderung ihres Projektes hält, antwortet sie knapp auf dem Forum der GPM: „Die Termingestaltung.“ Dann lässt sie Fakten sprechen und den Zuhörer selbst ermessen, in welch enges Zeitkorsett ihr Projekt geschnürt war.

Die Fakten: Ab 4. November 2002 – der Deadline – sollten die 300 Pilot-Nutzer (der später insgesamt 4.000 Nutzer) die neue Kundenberatungs-Software einsetzen. Das war ein enges Zeitfenster vor dem Dezember, in dem die sensiblen Jahresabschlussarbeiten des Instituts geplant sind. Für die Projektplanung bedeutete dies einen überaus straffen Zeitrahmen. Die ersten beiden Monate des Projektzeitstrahls galten der Analyse und Initiierung. Für Januar und Februar 2002 stand die Konzeption auf dem Plan. Bis Ende August musste die Realisierung abgeschlossen sein. Die letzten beiden Monate vor der Deadline blieben für die Tests („hier haben wir sehr, sehr viel und hart gearbeitet“).

Komplexe Software für Investmentberatung

In Spitzenzeiten sind rund 150 Spezialisten – davon 35 im Kernteam – im Projekt beschäftigt. Ihre gemeinsame Aufgabe war, mit einer Softwarelösung den gesamten Beratungs- und Verkaufsprozess der UBS-Anlageberater zu begleiten. Die Berater sollten alle Daten erhalten, diesie für die Investment-Beratung benötigen. Die Software sollte Schritt für Schritt durch den Prozess führen. Sie sollte den Mitarbeiter beim Kunden mit aktuellen Marktdaten, Investmentnachrichten und Kundendaten versorgen. Sie sollte verschiedene Modelle und Szenarien für Investment-Portfolios durchrechnen sowie für Kunden Anlagestrategien transparent machen. Und sie sollte später ausbaufähig sein, nicht nur Fonds, sondern auch andere Anlagemöglichkeiten umfassen. Dass diese
das Geld der Kunden und damit auch um den Ruf der Schweizerischen Bank, die aus der ehemaligen Bankgesellschaft und dem Schweizerischen Bankenverein hervorgegangen und heute mit über 69.000 Mitarbeitern in 50 Ländern präsent ist.

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