Das neue Buch von Schwab hätte mir zu keinem besseren Zeitpunkt in die Hände fallen können: Ich war gerade dabei, für das Haus, für das ich arbeite, eine Entscheidung zu treffen hinsichtlich unseres zukünftigen Tools zur Beschreibung und Optimierung von Prozessen. In der Diskussion waren Visio und ein um ein Mehrfaches teureres Tool. Die wesentlichen Unterschiede waren herausgearbeitet: Visio ist ein rein grafisches Tool, mit dem Prozesse abgebildet werden können, das Konkurrenzprodukt ist weitaus mächtiger, es hat aber auch Features, die wir wohl nie nutzen werden, die aber den hohen Preis für das Produkt rechtfertigen sollen. Und hier ist nun plötzlich ein Werkzeug, das die Einfachheit von Visio verbindet mit einer Datenbank (ViFlow), in der Elemente (z. B. Abteilungsbezeichnungen, Teilprozesse) gespeichert werden, so dass sie in anderen Prozessen und Teilprozessen eingesetzt werden können. Weitere Highlights sind die Exportfunktion nach HTML und – zu Simulationszwecken – nach MS Project.
So weit kurz die Beschreibung des Funktionsumfangs, den Schwab in seinem Buch abhandelt. Es ist gegliedert in fünf Kapitel, an das sich ein Stichwortverzeichnis anschließt. Die fünf Kapitel heißen
Prozesse,
das Projekt Geschäftsprozessoptimierung,
Prozessdarstellung mit MS Visio,
Prozessdarstellung mit ViFlow und
Prozessoptimierung mit MS Project.
In seinem Vorwort stellt der Autor zunächst den Zusammenhang her zwischen dem Grafik-Tool Visio, dem Vorteil, die Daten in der Datenbank ViFlow zu halten, und der Möglichkeit, die Prozesse zu simulieren, indem man die Netzplantechnik von MS Project nutzt mittels der Exportfunktion von ViFlow.
Dem Kapitel 1 „Prozesse“ merkt man die Begeisterung des Autors für das Thema „Prozessoptimierung“ an. Er spannt den Bogen von Adam Smith über Ford bis Goldratt und Hammer/Champy. Und er zeigt kurz, wie mit Hilfe der Netzplantechnik Dauern, Puffer und Engpässe ermittelt und simuliert werden können.
Im nächsten Kapitel („Das Projekt Geschäftsprozessoptimierung“) wird es dann ernst. Der eingangs abgebildete „typische Projektablauf“ für eine Optimierung ist nicht ganz logisch, aber dennoch hilfreich. Die anschließenden Ziele für die Optimierung sind anfassbar und gut nachvollziehbar. Der erfahrene Projektleiter wird die einzelnen Schritte leicht in einen Zusammenhang stellen können, für den Einsteiger wäre es hilfreich gewesen, die einzelnen Kapitelüberschriften den Punkten des „typischen Projektablaufs“ zuordnen zu können.
In das Kapitel „Prozessdarstellung mit MS Visio“ steigt Schwab ein, wie ein typischer Anwender es tun würde. Er beginnt mit der Darstellung der grundlegenden Elemente von Visio. Nach sechs Seiten, die im Wesentlichen Bildschirmabzüge von Visio wiedergeben, ist der Leser in der Lage, seinen ersten Prozess abzubilden. Im Folgenden zeigt Schwab die Möglichkeiten von Visio und deren Einsatz auf. Als durchgängiges Beispiel wählt er den Prozess der Angebotserstellung, wobei er davon ausgehen kann, dass dieser Prozess in dieser oder etwas abgewandelter Form in jedem Unternehmen und jeder Institution vorkommt. Weiter geht es mit der Eingabe von Ressourcen, Kosten, Dauern, also allem, was zu einer Prozessdarstellung notwendig ist. Mit Hilfe der Exportfunktion nach Excel zeigt der Autor, wie die einzelnen Prozessschritte ausgewertet werden können. Bei der Eingabe beispielsweise der Ressourcen wird deutlich, dass man nicht etwa auf einen Ressourcenpool zurückgreifen kann, sondern zu jedem Prozessschritt die Ressourcenbezeichnung selbst eingeben muss und damit die Gefahr besteht, dass beispielsweise unterschiedliche Kürzel für die immer wieder gleiche Gruppe oder Abteilung verwendet werden können.
Damit kommen wir ins Kapitel 4 „Prozessdarstellung mit ViFlow“. Auch hier steigt Schwab sofort in die Möglichkeiten des Programms ein. Wer das vorige Kapitel aufmerksam durchgearbeitet hat, erkennt sofort, wie seine bisherigen Prozessbeschreibungen flexibel und wiederverwertbar in einer Datenbank verwaltet werden. Wer das Kapitel nicht gelesen hat, lernt hier eine einfache Möglichkeit, Prozesse zu erfassen, und nimmt vielleicht als selbstverständlich an, dass zum Beispiel Organisationseinheiten, Prozessarten und Kennzahlen als „Stammdaten“ abgelegt werden und damit einheitlich für alle Prozessschritte zur Verfügung stehen. Wem die Standardsymbole von ViFlow nicht ausreichen, dem wird auf fünf Seiten gezeigt, wie man eigene Symbole erstellen kann.
Die letzten Seiten des Kapitels sind dem Export der Darstellung nach HTML gewidmet. Beispiele zeigen, wie Links auf Unterprozesse, Dokumente (Formulare) usw. erstellt werden, welches Bild beim Anklicken eines Links erscheint und wie man von der Verzweigung zur Übersicht zurückkehrt. Mit dem ViFlow-Reporter können Auswertungen gefahren werden, die teilweise den Einsatz von MS Access voraussetzen. Schwab schreibt: „Für die Developer Edition wird die volle Funktionalität von Access benötigt …“, für die Benutzung des Reporters genügt die Runtime-Version von Access. Er zeigt auf, wie diese bezogen werden kann.
Abschließend demonstriert der Autor im Kapitel „Prozessoptimierung mit MS Project“, wie mit dem exportierten Prozess Simulationen bezüglich Dauern und Kosten durchgeführt werden können. Auch dem Thema „Liegezeiten“ (oder Wartezeiten) – auch wenn man nicht wahrhaben will, dass es das gibt – ist ein Abschnitt gewidmet. Die Wartezeiten werden in MS Project als Vorgänge abgebildet.
Mit dem vorliegenden Buch ist es dem Autor gelungen, den Nutzen von Prozessoptimierung einerseits darzustellen anhand von nachvollziehbaren und logisch aufgebauten Beispielen, andererseits die Durchführung einer solchen Optimierung zu beschreiben und darüber hinaus zu zeigen, wie mit ViFlow und MS Project ausgezeichnete Werkzeuge zur Optimierung bereitstehen, deren Prozessergebnisse mit Visio abgebildet werden. Mit dem Export der Prozesse samt zugehöriger Formulare nach HTML weist der Autor eine ausgezeichnete und preiswerte Lösung aus, die Ergebnisse firmenintern im Intranet abzubilden. Es sei an dieser Stelle erwähnt, dass es andere Werkzeuge gibt, die hier einen extra zu erwerbenden Viewer („Publisher“) verwenden.
Die häufig gestellte Frage nach den Beispielen wird schnell durch die beigelegten CDs beantwortet, die alle im Buch entwickelten Lösungen enthalten und darüber hinaus dem ungeduldigen Anwender („wenn ich warten wollte, hätte ich eine Bahnfahrkarte gekauft“) Testversionen von Visio und ViFlow bieten. Die Internet-Version des Prozesses „Angebotserstellung“ kann auch auf der Homepage des Autors unter www.schwab-gpm.de besichtigt werden.
Ich empfehle dieses Buch jedem, der vor der Frage steht, welches Tool zur Analyse, Darstellung und Optimierung von Prozessen einzusetzen ist, sowie jedem, der sich für den Einsatz der Kombination der drei Werkzeuge Visio, ViFlow und MS Project entschieden hat.
