Von Heinz Schelle

Mit diesem ersten „aktuellen Stichwort“ soll eine Serie von Artikeln eröffnet werden, die in kurzer Form auf neuere Entwicklungen im Projektmanagement hinweisen. Ziel ist es nicht, das Thema vollständig abzuhandeln, sondern in knapper Form zu informieren und dem Leser die Möglichkeit zur Vertiefung in der Literatur zu geben.

1 Definition und Ziele von Projektbenchmarking

Unter Benchmarking versteht man nach dem American Productivity & Quality Center „den Prozess fortlaufenden Vergleichens und Messens der eigenen Organisation mit weltweit führenden anderen Organisationen. Ziel ist es dabei, der eigenen Organisation bei der Verbesserung der Leistungsfähigkeit zu helfen.” Häufig wird freilich in der Praxis nicht mit konkreten Unternehmen verglichen, sondern mit so genannten „besten Praktiken“. Dabei ist nur selten zu ersehen, wie und von wem diese identifiziert wurden.

Benchmarking bezog sich, wie sich auch aus der obigen Definition ergibt, zunächst auf Institutionen als Ganzes. Im Gegensatz dazu wird bei der Anwendung von Projektbenchmarking zumindest in einer Ausprägungsform nur ein einzelnes Projekt betrachtet. Dabei wird bewusst in Kauf genommen, dass keine Aussage darüber getroffen werden kann, wie die durchführende Organisation ihre Projekte insgesamt abwickelt. In einer zweiten Ausprägungsform wird geprüft, welches System, verstanden als Summe von Werkzeugen, Regelungen und Prozeduren, eine Organisation implementiert hat, um Leistungserstellung mit Projektcharakter zu planen und zu realisieren. Repetitive Formen der Leistungserstellung, wie Groß- und Kleinserienfertigung, bleiben unberücksichtigt.

Ziel des Projektbenchmarking im Speziellen ist es nach Ottmann, die Projektdurchführung durch

• „die systematische Identifikation und Analyse von Schlüsselprozessen im Projekt,
• den Vergleich mit den besten Vorgehensweisen, sog. Best Practices,
• den Ideentransfer von Best Practices in die eigenen Projektprozesse und
• die direkte Einbindung von Mitarbeitern in die Konzeption und Umsetzung der Maßnahmen zu optimieren.“

Unter Prozessen versteht man dabei „eine Folge von Schritten, die zur Erreichung eines gegebenen Zwecks ausgeführt wird.“

2 Arten von Benchmarking-Modellen

2.1 Branchenneutrale Modelle

Ein sehr frühes, bemerkenswertes Modell, das u. a. für die Bewertung einzelner Projekte verwendet werden kann, stammt von v. Wasielewski. Der Ansatz, der unter dem Titel „Projektvergleichstechnik” vorgestellt wurde und der aus einem Kennzahlensystem besteht, konnte sich bisher allerdings nicht auf breiter Front durchsetzen, vermutlich wegen der sehr hohen Ansprüche, die an die verfügbaren Daten gestellt wurden. Ein branchenneutraler Rahmen für ein Kennzahlensystem wurde in neuerer Zeit von George vorgestellt.

Zu der bislang noch relativ geringen Zahl von Modellen für das Benchmarking einzelner Projekte gehört auch das Modell „Project Excellence” der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V. Wie bei anderen neuen Modellen auch, wird dabei freilich weit über die Ermittlung und den Vergleich von Kennzahlen hinausgegangen.

Zu den Modellen, mit denen das gesamte Projektmanagementsystem einer Organisation einer Analyse unterzogen wird, zählt z. B. das Assessmentverfahren PM Delta der GPM, das als Grundlage die DIN 69904 mit ihren Orientierungsfragen benutzt. Wie die Urheber dieses Benchmarking-Ansatzes betonen, kann es allerdings auch dazu verwendet werden, einzelne Projekte zu bewerten. In jedem Fall muss untersucht werden, ob die getroffenen Regelungen tatsächlich in die Praxis umgesetzt werden. Erfahrungen haben gezeigt, dass nahezu immer zwischen den Sollvorstellungen, wie sie in Handbüchern festgehalten sind, und der täglichen Praxis des Projektmanagements erhebliche Diskrepanzen bestehen, die „Papierform“ allein also nur wenig aussagt.

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