Einsatzbereiche und modellgestützte Evaluation

Von Claus Herbolzheimer

Das Management von immer mehr, immer komplexer werdenden Projekten verlangt nach einer elektronischen Unterstützung durch entsprechende Softwaretools für Planung, Monitoring, Controlling, Multiprojecting, Workflow-Steuerung, Team- und Dokumentenmanagement. Durch eine entsprechende Auswahl eines möglichst optimalen Werkzeugs und dessen konsequente Nutzung sollte es möglich sein, Abläufe und Koordinationsprozesse zu vereinfachen und zu verkürzen sowie den Verbrauch von zeitlichen, personellen und finanziellen Mitteln möglichst gering zu halten. Genau diese Auswahl stellt Unternehmen jedoch häufig vor eine langwierige und kostenintensive Aufgabe. Durch Nutzung des vorgestellten flexiblen und mehrstufigen Evaluationsmodells können die Entscheidungsprozesse deutlich verkürzt werden.

1. Einführung in die Thematik

Multiprojektmanagement ist nicht umsonst eines der aktuellsten Schlagworte der derzeitigen Wirtschaftspraxis und Managementliteratur. Durch verkürzte Lebenszyklen und die immer schnellere und radikalere Veränderung der betrieblichen Systemumgebung müssen häufiger als früher mehrere Projekte nebeneinander abgewickelt werden. Da deren Komplexität ebenfalls kontinuierlich zunimmt, die zur Bearbeitung zur Verfügung stehenden Ressourcen oft jedoch nicht im selben Umfang mitwachsen, kommt es zu einer verstärkten Konkurrenz um dieselben Mittel. Vor allem in Unternehmen mit einer Vielzahl von mehr oder weniger vernetzten, voneinander abhängigen und sehr aufwandsintensiven Projekten (dies ist z. B. in der Mobilfunk-Industrie derzeit durch den Aufbau der UMTS-Netze der Fall) fällt es schwer, den Überblick zu behalten, Risikopotentiale frühzeitig zu erkennen oder durch projektübergreifende Synergien einen Project Value Added zu erhöhen. Multiprojektmanagement ist dabei nicht nur „die Grundlage für Effizienzsteigerung quer über das Unternehmen und Projekte hinweg“, sondern muss weit über die operative Ebene hinaus auch strategische Aufgaben wahrnehmen, als zentralen Bestandteil also auch die „Projektpolitik als ein Element der Unternehmenspolitik“ festlegen.

1.1 Möglichkeiten

Ohne elektronische Unterstützung ist es kaum mehr sinnvoll möglich, die oben genannten Anforderungen bewältigen zu können. Für viele Bereiche, die originäre Teile des Projektmanagements oder zumindest eng damit verknüpft sind, gibt es bereits Software, die das tägliche Business deutlich erleichtert. Natürlich ist in den seltensten Fällen eine komplette Abwicklung mit Tools erreichbar (dies würde ja eine Strukturierung der unternehmerischen Prozesse entlang den Vorgaben der in der Applikation hinterlegten Modelle notwendig machen!), aber zumindest der operative Teil und darüber hinaus ein paar Schnittstellen, sind einfach und mit schnell sichtbarem Erfolg abdeckbar: Projektplanung, -steuerung und -kontrolle, Projektkostenrechnung, Workflow-Steuerung, Dokumenten- und Wissensmanagement, elektronische Projektakten, Ressourcenplanung oder die Steuerung multilokaler Teams sind nur einige der Bereiche, in denen der Einsatz von Software zu überlegen ist.


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