Checklisten für die Projektumfeldanalyse

Von Norbert Hillebrand

Bestandteil exzellenten Projektmanagements, nach EFQM und pm-award, ist u. a. die Erarbeitung einer Umfeldanalyse zu Beginn des Projekts. Denn oft kommt es gerade an der Schnittstelle zwischen Projekt und Umfeld zu Problemen während der eigentlichen Projektlaufzeit. Eine pragmatische Umfeldanalyse am konkreten Projekt mit der zur Verfügung stehenden Literatur zu erstellen ist nicht gerade einfach. Das vorhandene Material ist für eine detaillierte Arbeit zu oberflächlich, und es muss jeweils eine Menge an Informationen durch die Erfahrung des Anwenders mit einfließen. Genau diese Erfahrungen haben wir nun in die Checklisten integriert. Im Detail brechen wir die einzelnen Themen bis hin zu praktikablen, messbaren Indikatoren auf. Damit erlauben die entwickelten Checklisten, Tabellen und die Vorgehensweise, direkt eine Analyse am konkreten Projekt durchzuführen. Die vorliegende Ausarbeitung ist das Ergebnis eines GPM-Projekts, das sich zur Aufgabe gesetzt hat, die Umfeldanalyse möglichst einfach und schnell durchführbar zu machen und den individuellen Aufwand während der Projektarbeit zu reduzieren.

1. Wozu ist die Projektumfeldanalyse nützlich?

Nach einer aktuellen Umfrage der Akademie für Führungskräfte scheitern 54 % der Projekte wegen „unüberwindlicher Widerstände aus dem Projektumfeld“. Die Führungskräfte stufen diese Ursache auf Rang 6 aller Ursachen, die erfolgreiches Projektmanagement verhindern, ein. Projekte werden dann leichter zum Erfolg geführt, wenn sie das Umfeld bereits zu Beginn des Projektes einbeziehen. Dadurch können Erwartungen und Hindernisse frühzeitig erkannt werden. In diesem Sinne ist die Umfeld analyse ein Frühwarnsystem und führt Projektarbeit leichter zum Erfolg.

Deshalb enthält die Ausarbeitung eine Reihe von strukturierten Checklisten, aus denen je nach Projektsituation die relevanten Einflussfaktoren des Umfeldes

• möglichst vollständig erkannt,
• in ihren Auswirkungen analysiert und
• in ihrer Wichtigkeit bewertet werden können,

um schließlich während des Projektablaufes geeignete Maßnahmen einzuleiten. Ziel und Zweck der Umfeldanalyse ist, dem Projektteam die Möglichkeit zu geben, bereits im Vorfeld des Projektes zu agieren statt hinterher auf äußere Zwänge reagieren zu müssen.

Durch die Umfeldanalyse erwarten wir Informationen über Qualität und Quantität von Wirkungen des Umfeldes auf das Projekt. Darüber hinaus hilft die Ausarbeitung, Auswirkungen des Umfeldes auf den Projektverlauf inhaltlich, sachlich, zeitlich und psychologisch zu berücksichtigen.


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